履歴書の写真をデータで提出するとき｜ピクセル・形式・容量の決め方

履歴書の写真をデータで出すときは、紙に貼るときの「縦36〜40mm×横24〜30mm」とは別に、縦横比・ピクセル数・ファイル形式・容量の4つを満たす必要があります。数字は提出先ごとに違い、共通の決まりはありません。転職サイトの公式ヘルプを見ても、容量の上限が10MBのところもあれば30KBのところもあり、写真を登録する欄そのものが無いサイトもあります。

この記事では、公式に仕様を出している実例を並べたうえで、提出先の指示が見つからないときの決め方と、スマホで写真データを整える手順を順番に説明します。

紙の履歴書のサイズと、データの条件は別のもの

厚生労働省が公開している履歴書様式例では、写真欄に「縦 36～40mm 横 24～30mm」と書かれています。市販の履歴書でよく見る縦40mm×横30mmは、この範囲の上限にあたります。

この寸法は、貼り付ける写真の大きさの話です。画面に表示するデータには「mm」という物理的な大きさがありません。データで問われるのは、縦と横の比率、画素の数（ピクセル数）、保存形式、ファイルの重さです。印刷用のサイズを守っていても、データの条件を満たさなければアップロードの時点で弾かれます。

データ提出で確認する4つの項目

アップロード画面や募集要項で指定されやすいのは次の4つです。どれか1つでも外れるとエラーになるか、表示が崩れます。

項目	何を指すか	外れたときに起きること
縦横比	縦と横の長さの比。4:3、5:4など	表示枠に合わせて自動で切られ、頭や肩が欠ける
ピクセル数	画像の縦横の画素数。下限か範囲で指定される	小さすぎると受け付けない。大きすぎても弾く仕様がある
ファイル形式	JPEG、PNGなど保存の種類	対応外の形式（iPhoneのHEICなど）は選べない、または送信できない
容量	ファイルの重さ。KB・MBで表す	上限を超えると送信できない。下限を設ける仕様もある

縦横比

比率は、写真のどこまでが写るかを決めます。表示枠が4:3の場所に5:4の画像を入れると、足りない分が切られるか、余白が入ります。履歴書の標準である縦40mm×横30mmは、比にすると4:3です。

ピクセル数

ピクセル数は画質の目安です。多ければ細かく写りますが、そのぶん容量も増えます。指定は「〇〇ピクセル以上」の下限だけの場合と、「〇〇〜〇〇ピクセル」の範囲の場合があります。

ファイル形式

写真はJPEGを指定されることが多く、PNGも使える場合があります。iPhoneの標準設定で撮った写真はHEIC形式で保存されることがあり、JPEGしか受け付けない提出先ではそのまま使えません。

容量

見落としやすいのが容量の下限です。小さく圧縮しすぎた画像は、画質が足りないとして受け付けない仕様があります。上限と下限の両方を確認してください。

転職サイトの公式ヘルプで確認できた仕様

主な転職サイトの公式ヘルプを確認すると、写真データの扱いはサイトごとにまったく違いました。2026年9月25日に各ヘルプページで確認した内容です。

サイト	写真の扱い	形式・容量など
マイナビ転職	WEB履歴書・応募フォームに写真を登録する設定がない。企業から求められたら、応募後のメッセージに添付して送る	メッセージの添付は10MB以内。jpg・jpeg・png・pdfなどに対応
doda	会員ページの「キャリアシート（履歴書）用写真」にアップロードする。エージェントサービスの利用に写真は必須ではない	10MB以下、JPG（.jpg、jpeg）、パスワードをかけていないこと
エン転職	応募後の「応募・メッセージ管理」ページでファイルを添付できる	添付はdoc・docx・xls・xlsx・txt・pdfで2MB以内。画像形式は一覧に無い
ミドルの転職	印刷用の履歴書PDFに顔写真を登録する。スマートフォンからは登録できず、パソコンで行う	縦140×横105ピクセル以上、縦横比4:3、30KBまで、jpgのみ

同じ「転職サイトに写真を出す」でも、上限10MBのサイトと上限30KBのサイトがあり、画像ファイルをそのまま添付できないサイトもあります。30KBは、スマホで撮った写真をそのまま保存したファイルよりずっと小さい値です。ほかのサイトで使えた画像が、そのまま通るとは限りません。

doda のヘルプには、アップロードした写真はWeb履歴書の「キャリアシート」には表示されず、エージェントサービス経由で応募したときに担当者が閲覧できる、とも書かれています。登録した写真が画面に出ないのは不具合ではない、ということです。

公的な申請システムの仕様も参考になる

履歴書ではありませんが、行政や試験機関の申請システムは写真データの仕様を細かく公開しています。数字の決め方の実例として並べます。

申請先	縦横比・ピクセル	形式	容量
マイナンバーカードのオンライン申請（マイナンバーカード総合サイト）	幅・高さとも480〜6000ピクセル	jpeg、jpg（heicは不可）、RGBカラー	20KB〜7MB
免許試験・技能講習の受験申請（安全衛生技術試験協会）	縦横比5:4。証明写真機・スタジオで作る場合の例として1200×960ピクセル	JPEG、jpeg、JPG、jpg	5MBまで。50KBを下回らないこと

どちらも上限と下限の両方を決めています。安全衛生技術試験協会の資料には、規格に満たない写真は審査が差し戻され、アップロードし直すことになると書かれています。マイナンバーカード総合サイトは、画像編集ソフトで加工した画像は受け付けできない場合がある、としています。

履歴書のデータ提出に同じ数字を当てはめる根拠はありません。それでも「比率」「ピクセルの範囲」「形式」「容量の上下限」という項目の立て方は共通しています。提出先の案内を読むとき、この4つを探せば抜けがなくなります。

提出先の指示が見つからないときの決め方

募集要項にも応募フォームにも指定が見当たらない場合は、次の順で決めると大きく外しません。

1. 比率は紙の履歴書に合わせて縦4:横3にする
2. ピクセル数は縦500〜1,000ピクセル程度の範囲で作る
3. 形式はJPEGで保存する
4. 容量は数百KB程度に収める

2と4は公式の基準ではなく、上の実例の範囲から外れにくい値を取った目安です。アップロードでエラーが出たら、表示された条件に合わせて作り直してください。

ピクセル数は「mm÷25.4×解像度」で求まる

印刷の寸法とピクセル数は、解像度（1インチに並ぶ画素の数、dpi）でつながります。1インチは25.4mmなので、ピクセル数は「寸法（mm）÷25.4×dpi」で計算できます。縦40mm×横30mmの場合は次のとおりです。

解像度	縦40mm	横30mm
300dpi	約472ピクセル	約354ピクセル
350dpi	約551ピクセル	約413ピクセル
600dpi	約945ピクセル	約709ピクセル

これは計算上の値で、どの提出先でも通る数字ではありません。ミドルの転職のように「縦140×横105ピクセル以上」なら、どの行でも下限は満たします。一方で容量の上限が30KBなら、ピクセル数を落とすか、JPEGの画質を下げて軽くする必要があります。

迷ったら大きめに作り、あとから縮める

画像は、大きいものを小さくするのは簡単でも、小さいものを大きくすると粗くなります。元の写真は撮ったままの大きさで残し、提出用のファイルだけを縮めて作ってください。提出先が変わるたびに、元の写真から作り直せます。

企業から個別に写真データを求められたとき

サイト上に写真の登録欄が無く、選考の途中で企業から「写真を送ってください」と言われることがあります。送り方は大きく2つです。

応募サイトのメッセージに添付する

マイナビ転職は、応募後に企業から届くメッセージへの返信で写真を添付できると案内しています。添付できる形式にjpgやpngが含まれ、容量は10MB以内です。エン転職のメッセージ添付は、対応形式がdoc・docx・xls・xlsx・txt・pdfで、画像ファイルは一覧にありません。この場合は、写真を貼り込んだ履歴書をPDFにして送るのが現実的です。PDFにした後も2MB以内に収まっているかを確かめてください。

メールに添付する

採用担当者のメールアドレスに直接送る場合は、提出先の指示に合わせて形式と容量を決めます。指示が無いときは、JPEGで数百KB程度にしておくと、上で見た10MBや2MBといった添付の上限にかかりません。件名に「写真データ送付」と氏名を入れ、本文には何の書類の写真かを1行添えておくと、担当者が取り違えずに済みます。

写真データで差し戻されやすい原因

形式や容量のエラーはその場で分かりますが、見た目の問題は後から差し戻されることがあります。公的な申請の案内で挙げられている点を中心に、履歴書でも起きやすいものを並べます。

原因	起きること	対処
比率が違う	表示枠で自動的に切られ、頭頂やあごが欠ける	提出先の比率で先に切り抜いておく
HEICのまま	ファイルを選べない、送信できない	JPEGに変換するか、カメラの設定を変えて撮り直す
圧縮しすぎ	下限に届かない、顔の輪郭が粗くなる	元の写真から大きめに作り直す
加工が強い	本人確認に使えないと判断されることがある	明るさや傾きの補正にとどめる
紙の写真を撮影した	反射や色ずれが出る。禁止している申請もある	スマホで撮り直すか、データを受け取れる手段で撮る
撮影時期が古い	今の印象と違い、面接で違和感を持たれる	3か月以内を目安に撮り直す

「加工が強い」はマイナンバーカード総合サイトの「画像編集ソフトで加工された画像などは、受け付けできない場合があります」という注意書きが根拠です。履歴書には同じ規定がありませんが、面接で写真と本人を見比べられる点は変わりません。

スマホで写真データを整える手順

スマホで撮った写真を提出用のデータにする流れです。

1. 明るい場所で正面から撮る。背景は無地、顔に影が出ない位置を選びます。
2. 比率を指定どおりに切り抜く。写真アプリの編集で、切り取りの縦横比を選びます。安全衛生技術試験協会の資料では、iPhoneは「写真」アプリの「編集」→「切り取り」から、Androidは「Googleフォト」の「編集」→「切り抜き」から比率を変える手順が案内されています。4:3の指定なら、縦長の4:3を選びます。
3. 形式を確かめる。iPhoneで撮った写真は一般的にHEIF（拡張子HEIC）になります。同じ資料では、カメラの設定を「互換性優先」にするとJPEGで保存される、と案内しています。
4. 容量を確かめる。ファイルの情報画面で容量を見て、上限・下限に収まっているかを確認します。
5. ファイル名を付け直す。「IMG_1234.jpg」のままより、氏名と日付が分かる名前のほうが、受け取った側で整理しやすくなります。提出先から命名の指定があれば、それに従ってください。

メールやメッセージで送るときは位置情報に注意

スマホで撮った写真には、撮影場所の情報が付くことがあります。Appleのサポートページでも、位置情報メタデータを含む写真やビデオを共有すると、相手が撮影された場所を知りうる場合があると説明されています。自宅で撮った写真を送るなら、共有時の設定で位置情報を外せるかを確認しておくと安心です。

紙の写真しか手元にないとき

印刷済みの証明写真をスキャンしたり、スマホで撮ったりしてデータに変えるのは、技術的には難しくありません。ただ、光の反射や色の変化で画質が落ちやすく、背景に紙の縁が写り込むこともあります。

提出先によっては、はっきり禁じている場合もあります。安全衛生技術試験協会の資料には「紙の証明写真等を直接撮影することは、絶対に行わないでください」とあります。履歴書で同じ禁止が書かれていることは多くありませんが、画質の面では撮り直したほうが確実です。

撮り直す手段は、スマホで自分で撮る、データを受け取れる証明写真機を使う、写真館でデータ付きのプランを頼む、の3つです。証明写真機や写真館で受け取れるデータの形式やピクセル数は機種や店で違うため、提出先の条件を伝えて確認してから撮ると二度手間になりません。

紙とデータの両方を求められたとき

履歴書は郵送し、同じ企業にWebでも写真を登録する、という組み合わせはよくあります。この場合も、1枚の元の写真から両方を作れば足ります。

• データ用: 元の写真を提出先の比率で切り抜き、JPEGで容量を調整する
• 紙用: 同じ元の写真から縦40mm×横30mmで印刷する

印刷する側は、マイ証明写真を使うとコンビニのマルチコピー機で印刷できます。スマホやパソコンの写真をアップロードして用途を選ぶとサイズが決まり、背景の色の変更や美肌補正もブラウザ上で済みます。作成は無料で、料金は印刷するときの4枚200円だけです。履歴書用の手順は履歴書の証明写真をスマホで作るページにまとめています。

向かない場面もあります。レタッチや髪の整え方まで人に任せたい場合や、スタジオで撮った高解像度のデータを受け取りたい場合は、写真館のほうが合っています。

写真の撮影時期や使い回しの考え方は証明写真データの保存と使い回し、貼り付ける写真の決まりは履歴書の証明写真サイズは40×30mmで説明しています。

よくある質問

スマホで撮った写真をそのままアップロードしてもいいですか。

写真の条件（正面・無地の背景・最近撮ったもの）を満たしていれば使えます。ただし撮ったままの画像は比率が合わないことが多く、容量も大きめです。提出先の比率で切り抜き、形式と容量を確かめてから出してください。

「ファイルサイズが大きすぎます」と表示されました。

ピクセル数を小さくするか、JPEGの画質を下げて保存し直します。元の写真は上書きせず、別のファイルとして作ると、あとで別の提出先に使うときに困りません。

「ファイルサイズが小さすぎます」と表示されました。

下限のある仕様です。圧縮しすぎた画像や、小さく切り抜いた画像で起きます。元の写真から、ピクセル数を大きめにして作り直してください。

PNGで出してもいいですか。

提出先がPNGに対応していれば使えます。doda のようにJPGだけを指定している場合もあるので、形式の指定を先に確認してください。指定が無ければJPEGにしておくのが無難です。

転職サイトに写真の登録欄がありません。

マイナビ転職のように、写真を登録する設定そのものが無いサイトがあります。企業から求められたときに、メッセージの添付などで送る流れになります。

データの写真は、背景を何色にすればいいですか。

提出先の指定がなければ、白・薄いブルー・薄いグレーのどれかにしておけば目立ちません。3色のうち、顔色が自然に見えるものを選んでください。

証明写真機で受け取ったデータはそのまま使えますか。

証明写真機には、撮った写真をスマートフォンやパソコンで受け取れる機種があります。受け取ったデータの比率・ピクセル数・形式が提出先の条件に合っているかは、機種ごとに違うため確認が必要です。合わなければ、比率の切り抜きや容量の調整をしてから出してください。

データの写真にも「3か月以内」などの撮影時期はありますか。

提出先の指定に従います。公的な申請では、マイナンバーカードのオンライン申請が「6ヶ月以内に撮影した写真」としています。履歴書は3か月以内を目安にする案内が多く、髪型が大きく変わったら期間内でも撮り直したほうが確実です。